Dossier administratif d’un agent public : peut-on retirer un rapport d’incident ?

Par une décision du 29 octobre 2025 n° 497899, le Conseil d’État a précisé que des rapports d’incident non diffamatoires ni inexacts peuvent être maintenus au dossier administratif d’un agent public. 

1. Faits et procédure : des rapports d’incident versés au dossier d’un enseignant

Un professeur certifié d’arts plastiques, affecté en zone de remplacement à Montpellier, a eu une altercation avec l’adjoint gestionnaire d’un collège le 29 novembre 2018. Le principal a rédigé un rapport le 4 décembre 2018, complété par un second rapport du conseiller de prévention du rectorat le 11 avril 2019.

La rectrice d’Occitanie a versé ces documents au dossier individuel de l’enseignant et a refusé de les retirer. Le tribunal administratif de Montpellier a rejeté la demande d’annulation de ces décisions.

En appel, la cour administrative d’appel de Toulouse n’a annulé que le refus initial de consultation du dossier, mais a confirmé le maintien des rapports. L’agent s’est pourvu en cassation contre ce seul point.

2. Question juridique : un agent peut-il obtenir le retrait d’un rapport d’incident ?

La juridiction devait déterminer :

• si des rapports relatant des faits de service peuvent légalement figurer au dossier individuel de l’agent ;

• si ces documents présentent un caractère diffamatoire ou inexact justifiant leur retrait ;

• et dans quelle mesure le juge de cassation peut censurer l’appréciation portée par les juges du fond.

Le cadre juridique applicable résulte :

• de l’article 18 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 (désormais art. L. 137-1 à L. 137-4 du CGFP) ;

• des articles R. 137-1 et R. 137-6 du code général de la fonction publique, relatifs au contenu du dossier et aux demandes d’effacement.

3. Solution : maintien possible des rapports non diffamatoires et contrôle limité du juge

Le Conseil d’État rappelle que le dossier individuel doit contenir les pièces utiles à la situation administrative d’un agent, dont les rapports d’incident lorsqu’ils décrivent des faits de service et n’intègrent pas de mentions prohibées.

Il juge que la cour administrative d’appel a souverainement apprécié que les rapports litigieux n’étaient ni diffamatoires ni inexacts et que cette appréciation n'était pas dénaturée. Le juge de cassation ne peut donc la remettre en cause.

Le pourvoi est rejeté, de même que les conclusions présentées au titre de l’article L. 761-1 du CJA.

Conclusion : quelle portée pratique ?

Cette décision rappelle aux administrations l’importance de documenter avec précision les incidents de service. Un rapport peut être conservé dans le dossier administratif dès lors qu’il décrit objectivement les faits, sans appréciations personnelles ni mentions prohibées.

En pratique, cela sécurise la gestion RH : un dossier complet et régulier facilite le suivi de la carrière, l’évaluation de la manière de servir et l’instruction d’éventuelles procédures disciplinaires.

Les services RH doivent donc veiller à produire des rapports factuels, datés et communicables, afin de limiter les risques de contestation ultérieure.