Par un jugement remarqué du 29 novembre 2018 (req. n° 1701590), le Tribunal administratif de Besançon est venu rappeler que le droit à la communication préalable des documents affectant la carrière d’un agent n’est pas limité aux procédures disciplinaires.
En l’espèce, Madame A., fonctionnaire hospitalier faisait l’objet d’un courrier du 19 juin 2017 du centre hospitalier l’informant qu’une réitération des fautes commises lors d’évènements le 10 mai précédant entraînerait le déclenchement d’une procédure disciplinaire. Demandant à consulter son dossier à la suite de ce courrier, elle constatait l’existence dans ce dossier d’un rapport circonstancié et de documents relatifs aux évènements du 10 mai, dont elle n’avait pas eu connaissance au préalable.
L’agent demandait à l’administration de retirer ces documents de son dossier, demande qui fait l’objet d’un refus le 28 juillet 2017.
Elle sollicitait donc du tribunal administratif l’annulation du courrier du 19 juin 2017, qu’elle considérait constituer un avertissement disciplinaire, et de la décision du 28 juillet 2017.
Si le Tribunal a estimé qu’il n’y avait pas eu d’avertissement à l’encontre de la requérante, il notait néanmoins que le courrier, ainsi que le rapport circonstancié, devaient être maintenus au dossier de l’agent. En effet, selon les juges de première instance « en dépit de son absence de caractère disciplinaire, le courrier du 19 juin 2017 doit être regardé comme l’expression de la consignation au dossier individuel de l’agent d’informations susceptibles d’affecter le déroulement de la carrière. »
Or, l’article 65 de la loi du 22 avril 1905 donne aux fonctionnaires le droit à communication de « toutes notes, feuilles signalétiques et tous autres documents composant leur dossier, soit avant d’être l’objet d’une mesure disciplinaire ou d’un déplacement d’office, soit avant d’être retardé dans leur avancement à l’ancienneté. »
Le Tribunal administratif de Besançon a cependant considéré qu’il n’était pas besoin d’attendre le prononcé éventuel de telles mesures pour avoir droit à communication d’éléments susceptibles de les fonder.
Dans un considérant de principe, les juges de première instance ont ainsi clairement indiqué qu’il « résulte de ces dispositions que, même en l'absence de sanction disciplinaire prise à leur encontre, les agents publics disposent du droit à se voir communiquer l'ensemble des éléments de leur dossier individuel susceptibles de retarder leur avancement à l'ancienneté. »
Il a donc estimé que, si le rapport circonstancié devait bien figurer au dossier de l’agent et ne pouvait donc en être retiré, l’agent aurait dû avoir communication, préalablement au courrier de « rappel à l’ordre » du 19 juin 2017, de ces documents, susceptibles d’avoir une influence sur sa carrière.
En ne permettant pas à Madame A. d’avoir connaissance de ces éléments, le centre hospitalier l’a « privée d’une garantie essentielle » puisqu’elle « n’a ainsi pas pu présenter d’observations susceptibles d’avoir une influence sur le contenu de la décision du 19 juin 2017. »
Il appartient donc bel et bien à toute administration de communiquer à chaque agent l’inscription dans son dossier d’éléments fondant toute décision prise en considération de sa propre personne, et de lui permettre d’avoir accès à de tels documents avant que ne soit prononcée une décision susceptible d’avoir une influence sur le déroulé de sa carrière.
