En raison de l’annonce par le Premier Ministre, Édouard Philippe, le 27 mars dernier, de la prolongation des mesures de confinement, le Gouvernement a dû trouver des solutions permettant aux autorités administratives de continuer de fonctionner, et donc de prendre des décisions, nonobstant l’impossibilité physique de se réunir.
Par une ordonnance n° 2020-347 du 27 mars 2020 adaptant le droit applicable au fonctionnement des établissements publics et des instances collégiales administratives pendant l'état d'urgence sanitaire, l’exécutif a généralisé, du 12 mars 2020 et jusqu’à l’expiration de l’état d’urgence sanitaire augmenté d’une durée d’un mois, la tenue des réunions ou délibérations dématérialisées, et le recours à la visioconférence, au sein des administrations publiques.
Sont concernés par le dispositif les conseils d’administration, organes délibérants ou organes collégiaux de direction des établissements publics quel que soit leur statut, de la Banque de France, des groupements d’intérêts publics, des autorités administratives indépendantes, des autorités publiques indépendantes et des organismes de droit privé chargés d’une mission de service public. En revanche, sont exclus du dispositif les organes délibérants des collectivités territoriales et de leurs groupements.
Les modalités concrètes de fonctionnement dématérialisé de ces instances avaient déjà été fixées dès la fin de l’année 2014, par une ordonnance n° 2014-1329 du 6 novembre 2014 relative aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial qui avait ouvert la faculté aux autorités administratives régies par la loi du 12 avril 2000 susvisée, à l'exception des organes délibérants des collectivités territoriales et de leurs groupements, ainsi qu’aux organismes privés chargés de la gestion d'un service public administratif, de tenir des délibérations à distance.
Pour ce faire, le président de l’instance collégiale en question peut décider qu'une délibération serait organisée soit :
au moyen d'une conférence téléphonique ou audiovisuelle ;
ou par tout procédé assurant l'échange d'écrits transmis par voie électronique permettant un dialogue en ligne ou par messagerie.
A ce titre, il est précisé que si le collège en question est saisi dans le cadre d’une procédure disciplinaire, la délibération ne pouvait avoir lieu par messagerie électronique ou procédé assurant l'échange d'écrits transmis par voie électronique permettant un dialogue en ligne.
Aux termes de cette ordonnance du 6 novembre 2014, l’utilisation de ce procédé est permise à condition de garantir le caractère secret du vote.
En outre, la validité des délibérations prises est subordonnée :
d’une part, à l’identification des participants à la séance ;
d’autre part, à la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers.
L’un des objectifs de la tenue de ces délibérations dématérialisées, est semble-t-il que l’instance collégiale disposant d’un pouvoir de décision puisse, en vue de l'adoption de mesures présentant un caractère d'urgence, notamment pour faire face à la crise sanitaire actuelle, continuer de se réunir et de délibérer, afin d’éviter à tout prix la paralysie de ces institutions.
Le Gouvernement est également allé plus loin par son ordonnance du 27 mars 2020, c’est-à-dire jusqu’à permettre au président de l’instance collégiale concernée, d’exercer les compétences afin d'adopter des mesures présentant un caractère d'urgence jusqu'à ce que cette instance puisse de nouveau être réunie et au plus tard jusqu'à l'expiration de l’état d’urgence sanitaire augmenté d’une durée d’un mois, en cas d'impossibilité avérée de tenir les réunions, y compris de manière dématérialisée.
Il convient également de noter qu’en application de cette ordonnance du 27 mars 2020, les mandats des membres des organes, collèges, commissions et instances mentionnés à l'article 2 qui arrivent à échéance pendant la période prévue à l'article 1er sont, nonobstant toute limite d'âge ou interdiction de mandats successifs, prorogés jusqu'à la désignation des nouveaux membres et au plus tard jusqu'au 30 juin 2020.
A travers son ordonnance du 27 mars 2020, l’exécutif se défait de l’une des principales limites à l’usage des délibérations dématérialisée, à savoir la liberté que conservait l’autorité compétente pour réglementer le fonctionnement d’un collège, en restreignant ou en posant certaines conditions au recours à une forme de délibéré à distance. Cette faculté de recourir aux délibérations dématérialisées s'exerce désormais même si des dispositions législatives ou réglementaires propres à ces organismes ou instances, y compris leurs règles internes, ne prévoient pas de possibilité de délibération à distance ou les excluent.
